Тайм-менеджмент – управление временем, принципы, правила

Шесть основных правил тайм-менеджмента

  • чтобы самому контролировать свою жизнь и не зависеть от других;
  • чтобы увеличить свою прибыль;
  • чтобы избавиться от усталости и недосыпа, свойственным тем, кто не умеет планировать время

Кому необходимо знать правила тайм-менеджмента

  • руководителям, предпринимателям, владельцам бизнеса, топ-менеджерам. На них лежит двойная ответственность: тратить с пользой время не только свое, но и подчиненных. От этого зависит успех компании в целом;
  • обычным людям, рабочим лошадкам. Умение управлять временем поможет сократить время на работу и оставить его для собственных нужд, хобби и интересов.

Кто придумал тайм-менеджмент

Люди с давних времен стремились работать меньше, а зарабатывать больше. Еще римский философ Сенека предлагал делить все время на плохое и хорошее, то есть бесполезное и потраченное со смыслом. В ХХ веке тайм-менеджмент из теории превратился в практику. Созданная научная организация труда выдвинула гипотезу о том, что умение управлять временем зависит от личной эффективности человека. Это значит, что неорганизованный, непунктуальный, не способный сосредоточиться человек вряд ли сможет эффективно распределять свои ресурсы. У него ни на что не будет хватать времени, или он будет неправильно распределять его. Скажем, сидеть в соцсетях полдня, а потом в условиях жесткого дедлайна доделывать срочную работу

В 70-е годы хх века широко применялся метод хронометража советского ученого александра любищева. в основе этого метода — детальное планирование времени, учет каждого часа, а затем создание отчета: удалось или нет. например, долгосрочный план на пять лет создается из нескольких краткосрочных: на год, на месяц, на неделю, на день. суть в том, что при таком скрупулезном подсчете забыть о чем-то не представляется возможным

Сейчас система управления временем очень популярна. Все больше людей хотят научиться управлять собственной жизнью. В одном из столичных институтов даже открыта кафедра тайм-менеджмента. Проводятся тренинги, семинары и вебинары, пишутся инструкции и статьи. Например, как эта

Основные правила тайм-менеджмента

Правило 1. Ставьте цель правильно

Часто бывает, что человек неправильно ставит цель и тратит для ее достижения временные и другие ресурсы. Или выбирает не те средства для достижения цели, которые ни на шаг не приближают к цели. Например, молодой стартапер А. хочет найти инвестора для своего продукта.

Для этого он забрасывает муниципалитеты и частных бизнесменов предложениями о сотрудничестве. Большинство из этих писем закономерно отправляются в спам, меж тем времени на их составление и рассылку уходит вагон. А ведь А.

мог бы провести анализ своих потенциальных спонсоров, выбрать из них тех, кому это будет действительно интересно, а не рассылать письма всем подряд.

Как правильно поставить цель?

  • верно оценить свои возможности на данный период. Цель должна быть реальной и максимально конкретной. Стать первым в своей сфере за ближайший год — вряд ли выполнимо, к тому же размыто, а вот повысить узнаваемость бренда среди аудитории — вполне достижимо;
  • определиться с системой ценностей и не отступать от нее. Цель не должна преследовать низменные интересы, для этого и разрабатывается система ценностей;
  • продумать возможные проблемы, которые могут возникнуть, и предусмотреть способы их решения;
  • и самое главное — всегда держать в голове конечный результат. Зачем вам все это нужно, что вы получите взамен, чего хотите достигнуть?

Правило 2. Планируйте действия

Как только поставили цель и расставили приоритеты — можно применить метод хронометража, о котором говорилось выше. Приведем пример из жизни Александра Любищева. Собственно, это и составило всю его жизнь. Когда ему было 28 лет, молодой ученый поставил перед собой великую цель — разработать подобие системы периодических элементов Менделеева, только для биологических организмов.

Понятно, что это масштабный труд, который растянется на долгие годы. Ученый осознавал это, к тому же понимал, что работа ученого составляет еще и время на размышления, написание отчетов, дневников, да и на личное время хотелось бы оставить.

Любищев отвел на свою работу 90 лет. Чтобы по максимуму уложиться в этот срок, он и придумал свой метод, о котором мы рассказали выше. С тех пор ни одной минуты своего времени он не тратил без пользы.То есть составлял подробные долгосрочные планы, разбитые на краткосрочные цели. Он точно знал, что будет делать для достижения цели в течение следующего года, месяца, недели, дня и даже часа.

Обратите внимание

Вот, например, как ученый читал книги:

Удалось ли задуманное ученому? Безусловно. Максимальное количество времени, которое он тратил в день на работу, — всего 7-8 часов. При этом ученый очень удивлялся тем людям, которые умудряются работать по 14-15 часов в сутки.

Как планировать действия:

  • записывать на бумаге или в электронном виде долгосрочные планы с временными интервалами;
  • составлять список задач на год, месяц, день и т.д.;
  • делить большие задачи на мелкие. Ну например, не “найти поставщика”, а “изучить рынок поставщиков”, “почитать отзывы”, “выбрать несколько кандидатур”, “связаться с поставщиками”, “встретиться с Н. и К.”, “оценить продукцию Н. и К.”, “принять окончательное решение”;
  • оставлять небольшое время на форс-мажоры. Например, случился непредвиденный простой — посмотрите обучающее видео. а не картинки с котиками.

Правило 3. Расставьте приоритеты

Вот вы написали список дел, которые требуется сделать для достижения цели. Но все ли они равны? Стоит ли тратить на каждое из них одинаковое количество времени?

Конечно, нет. Для правильной расстановки приоритетов советуем использовать принцип Парето, о котором мы уже писали. Суть его такова: 20 % усилий дают 80 процентов от всего результата, и 80 процентов всех результатов достигаются посредством 20% усилий.

Если применить этот закон к тайм-менеджменту, получится следующее: всего лишь 20 процентов времени мы тратим эффективно, остальное время буквально уходит в трубу. А ведь можно делать наоборот: стремиться к тому, чтобы эффективно тратить не 20, а 80 процентов вашего времени.

Вот тогда можно будет сказать, что ваш бизнес работает с максимальной отдачей.

Еще один способ — использовать правило АБВГД, где А — это самое главное дело дня или этой недели, Б — второе по значимости, В — третье и так далее. Понятно, что мелких дел В, Г, Д может быть много. Б — одно-два, А — всегда одно.

Дело А — не обязательно самое сложное или долгое. Порой это всего один короткий звонок — но такой, от которого зависит весь ваш бизнес.

Эксперты по тайм-менеджменту советуют выполнять дело А в первую очередь. Этот метод шуточно называется «съесть лягушку на завтрак», не откладывая самое трудное на обед или ужин. А уж потом — менее важные дела пойдут как по маслу.

Правило 4. Не отвлекайтесь от важного

Одна из основных ошибок многих предпринимателей — неумение сфокусироваться на главном. Ответьте честно: часто ли вы отвлекаетесь (или вас отвлекают), забиваете голову ненужными рабочими или личными вопросами, выполняете чужую работу вместо того чтобы заняться наконец делом?

Тайм-менеджмент — это наука не о том, как можно больше сделать, а о том, чтобы тратить время ну нужные и важные дела. Для того чтобы фокусироваться на главном, попробуйте следующие техники:

  • делегирование полномочий. Об этом мы подробно писали в статье “Яженачальник, или Как правильно делегировать полномочия”. Если у вас административный ресурс, чтобы делегировать полномочия — прекрасно. Лишние хлопоты не будут отвлекать вас от главного.
  • совмещение полезного и приятного. Способ, который я сама часто применяю. Позвольте себе выходить в соцсети, отвечать на смски друзей и просто бесцельно серфить в интернете в строго определенные часы, иначе это занятие сожрет львиную долю вашего времени. Допустим, утром — за чашкой кофе, в обед и вечером, когда все текущие дела сделаны. Вы удивитесь, сколько свободного времени у вас появится. Да и совесть не будет есть “за бесцельно прожитые годы”;
  • умение говорить “нет”. Ненужным делам, ненужным минутам, ненужным людям, которые отвлекают вас. Например, работаете вы над важной задачей — продумываете рекламный бюджет или разрабатываете стратегии развития бизнеса, а в дверь постоянно стучатся сотрудники с ерундовыми задачами. Что вы будете делать — помогать им и отвлекаться от своих дел или скажете “нет”? По-моему, ответ очевиден.

Правило 5. Автоматизируйте свои действия

Прислушайтесь к собственному телу, к его биоритмам. Вы сова или жаворонок? В какие часы вы работаете наиболее плодотворно. а когда клюете носом и ничего не соображаете? Если вы сова, нет никакого смысла ехать на работу к 9 — толку от вас все равно не будет. Лучше выспаться как следует и перенести основную работу на вторую половине дня — так получится эффективнее.

Еще неплохой вариант облегчить себе жизнь — упрощать определенные рутинные действия.

Важно

Похожие однообразные дела (написание писем, звонки) лучше выполнять подряд, а по выполнении переключиться на другую деятельность.

Суть в том, что мозг привыкает к повторяющимся действиям и выполняет команды быстрее, как будто автоматически. Вы сами увидите, что к десятому звонку вам будет намного проще и свободнее разговаривать.

Правило 6. Отдыхайте!

А вы как думали? Вы же не робот — все время работать, жить по спискам и по часам рано или поздно надоест. Постоянно думать о работе, тратить на нее все время — тоже ничего хорошего. Поэтому отдых — это не бесцельно потраченное время, а вложение в себя, в собственные активы, в будущую работу. Не зря же говорится: кто хорошо отдыхает, тот хорошо работает.

Запланируйте в своем жестком графике время на отдых. Это могут быть путешествия семьей в отпуск, уик-энд, каникулы. Не менее важны встречи с друзьями, походы в фитнес, бассейн, за покупками — неважно куда, лишь бы это доставляло вам удовольствие. Такой отдых восстановит ваши силы и даст заряд бодрости.

В течение рабочего дня тоже делайте перерывы — зачем работать на износ, пожалейте себя. Если устали — устройте перекус с чашечкой кофе или чая, разрешите себя посмотреть видео, полазить в соцсетях. Это время не будет потрачено впустую — так вы вознаградите себя на усердный труд и подарите мозгу второе дыхание.

Выполняя эти советы и правила, всегда анализируйте, насколько удобнее стало работать.

Подумайте, сколько времени вы теряли в прошлом, вспомните свой самый эпичный просчет (проспали и опоздали на собеседование, сорвали дедлайн и не справились с крупным проектом) и расскажите, что бы вы сделали в этой ситуации сейчас.

В то же время ориентируйтесь на себя: на свои биоритмы, личные качества, привычки. Найдите баланс между удобством и соблюдением правил тайм-менеджмента. Управляйте своим временем — управляйте жизнью!

Поделитесь, пожалуйста, с друзьями!

Источник: https://envybox.io/blog/shest-osnovnyh-pravil-tajm-menedzhmenta/

Как эффективно управлять своим временем: основные принципы тайм-менеджмента

Все про него слышали, но мало кто решался внедрять в жизнь. А зря: тайм-менеджмент одинаково нужен и руководителю, и офисному сотруднику, и домохозяйке. То есть всем, кто относится к своей жизни ответственно и серьезно.

В этой статье расскажем об основных принципах тайм-менеджмента и посоветуем несколько практик.

Теория: 5 основных принципов тайм-менеджмента

Если вы введете в гугле «принципы тайм-менеджмента», то потеряетесь в изобилии теорий. Все книги по тайм-менеджменту говорят об одном и том же, только под разными углами. Изучив их, мы выделили следующие 5 основных принципов:

Планируйте. Когда цель четкая, ее легче достигнуть. Составьте списки: на день, неделю, месяц, год. Это поможет оценить объем задач.

Расставляйте приоритеты. «Не знаю, за что хвататься». Знакомо такое состояние? Выделяйте ключевые задачи, отсеивайте лишнее, делегируйте. Если не знаете, как делать последнее, прочитайте статью о том, как научиться делегировать.  

Найдите мотивацию. Вы спланировали работу, но не хватает мотивации. Обманывайте свой разум: обещайте себе за выполнение недельных планов бонус в виде приятной покупки. «Настраивайтесь» на выполнение сложных задач — придумайте ритуалы, например, составляйте план задач за чашкой кофе в любимой кофейне.

Уберите лишнюю информацию. Взявшись за работу, отключите уведомления соц.сетей. Не отвлекайтесь на лишние разговоры. Выделите отдельное время для проверки почты. Все это отнимает рабочее время и отдаляет выполнение важных задач.

Не забывайте отдыхать ответственно. Не забудьте запланировать отдых: час работайте — 15 мин пообщайтесь с коллегами. Следите за качеством своего отдыха: чем потратить перерыв на свайпы в инстаграме, куда лучше сделать разминку или прогуляться на свежем воздухе.

Практика: 5 способов управления временем

Придерживаясь основных принципов тайм-менеджмента, вы можете сами спланировать свою работу. А можете взять за основу одну из известных методик.

Getting Things Done (в переводе — «доведение дел до завершения») разработал теоретик продуктивности, Дэвид Аллен. Чтобы освободить разум от лишней информации, Дэвид советует перенести ее на внешний носитель, — ежедневник, электронный сервис, заметка в телефоне.

Хронометраж На что вы тратите свое время? 6 часов работы, 3 часа на дорогу, пару часов в соц. сетях…Без погрешности едва ли вы сможете назвать точные цифры. Суть метода «хронометраж» в записи всех действий и времени, потраченного на них. Уже спустя несколько дней практики вы увидите, сколько время тратите впустую и сможете пересмотреть расход.

«Метод помидора» — техника тайм-менеджмента из 80-х. Предлагает разбивать задачи на 25-минутные периоды («помидоры») и сопровождать их пятиминутными перерывами. После каждого 4-ого «помидора» нужно сделать длинный перерыв — 15-30 минут.

SMART ( в переводе — «умный») методика, которая отвечает основному принципу тайм-менеджмента — планированию. Это способ формулировки целей. Слово smart — аббревиатура, где каждая буква определяет цель:

  • Specific — конкретная
  • Measurable — измеримая
  • Achievable — достижимая
  • Relevant — релевантная
  • Time bounded — ограниченная во времени

«Матрица Эйзенхауэра» —  четыре типа задач, которые делятся осями важности (по вертикали) и срочности (по горизонтали). В матрицу нужно записывать все задачи, и тогда вы сможете понять — что необходимо сделать в первую очередь, что – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит.

Вам остается только выбрать наиболее подходящую для вас методику. Если в процессе планирования, вы выявили рутинные задачи, которые отнимают кучу времени, доверьте их решение Делегатору24. Это сделает вашу работу еще эффективнее.

Читайте также:  Как понравиться однокласснику - советы

Есть подобные задачи? Напишите нам!

Спасибо за заявку!

На указанный Вами e-mail мы отправили приветственное письмо. Если его нет во входящих, проверьте папку СПАМ.

Вы можете сразу поставить первую задачу на почту test@delegator24.planfix.ru

Источник: https://delegator24.ru/blog/printsipyi-taym-menedzhmenta/

Управление временем: основные принципы тайм-менеджмента — FINFEX.ru

Самый ценный ресурс человека — это его время, поэтому тайм-менеджмент должен стать привычкой каждого. Умение эффективно распределять часы на учёбу, работу, отдых, повседневные дела не является врождённой способностью.

Этому можно научиться, чтобы стать более продуктивным, больше успевать и меньше уставать. Рассказываем, что такое тайм-менеджмент, какие его разновидности существуют, а также рекомендуем популярные книги о распоряжении временем.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент или управление временем — это совокупность принципов и техник, которые помогают человеку эффективно распоряжаться временем.

Разнообразные методики позволяют людям грамотно планировать работу, выделять достаточно времени на отдых и домашние дела, быстрее учиться. Это не точная наука, а скорее набор полезных рекомендаций о том, как больше успевать.

Система тайм-менеджмента в конечном итоге делает человека продуктивнее, успешнее и даже богаче.

Время нередко называют главной ценностью, поэтому его грамотное планирование отличает успешного человека. Вопреки распространённым заблуждениям, умение чётко строить график дня не врождённое качество.

Совет

Этому можно научиться самостоятельно, приложив, разумеется, некоторые усилия. Также будут полезны тренинг и курсы тайм-менеджмента. Такой навык быстро приносит результат, помогает даже самым рассеянным.

Действенные методики совершенно бесплатны и требуют только искренней заинтересованности в успехе.

Тайм-менеджмент или эффективное управление временем — необходимый навык для любого человека

Виды тайм-менеджмента

Универсальность методик распределения времени заключается в том, что их можно применять на разных уровнях. Соблюдая элементарные правила, вполне реально поднять не только личную эффективность, но и вывести на новый уровень бизнес. По уровню планирования выделяются следующие виды тайм-менеджмента:

  1. Личный или персональный. Подразумевает планирование личного времени, распределение часов и дней на работу и отдых. Направлен на саморазвитие, плодотворность и персональную эффективность.
  2. Профессиональный. Это разновидность личного тайм-менеджмента, направленная на рабочую продуктивность. Он помогает выполнять рабочие обязанности быстрее, проводить рабочие часы плодотворнее, достигать поставленных задач в обозначенные сроки.
  3. Корпоративный. Совокупность методик, которые применяются на уровне предприятия с целью повысить качество работы и увеличить прибыль. Заключаются в организации рабочего времени сотрудников, продумывании пространства офиса или цеха, исключению отвлекающих факторов.

Основные задачи

Техники управления временем решают комплекс задач:

  • эффективное распределять часы на работу и отдых;
  • разделять задачи на срочные, среднесрочные и несрочные;
  • определить, на какие неважные задачи и дела уходит много времени и научиться не отвлекаться;
  • выполнять больше задач за отчётную единицу (час, день, неделю, месяц);
  • совершенствоваться профессионально;
  • уделять время на обучение и личное развитие;
  • объективно оценивать скорость и качество проделанной работы.

Источник: https://finfex.ru/upravlenie-vremenem-osnovnye-principy-taym-menedzhmenta/

Система тайм-менеджмента. Задачи, принципы, правила. Основные методы. Какие есть недостатки?

В условиях стремительного развития общества и ежедневного получения большого объема информации человеку нужно все больше времени, чтобы использовать предоставленные ресурсы в полном объеме.

Ускорение темпов жизни приводит к тому, что люди должны либо чем-то жертвовать во благо главных целей, либо построить деятельность наиболее рациональным и эффективным образом, сокращая временные издержки.

В этом им может помочь тайм-менеджмент как своеобразное направление или технология управления временем, позволяющая использовать этот ценнейший ресурс в правильном русле.

Хаотичность в построении деятельности, беспорядок в графике выполнения операций и отсутствие продуманного плана мероприятий приводят к тому, что человек не успевает совершать все необходимые дела. Вследствие этого возникает напряженность, нервозность, бесполезная трата сил и времени, что негативно отражается на результатах жизнедеятельности людей.

Тайм-менеджмент направлен на то, чтобы упорядочить ваши действия и операции, а также построить график их выполнения для достижения поставленных целей в максимально полном объеме и с минимальными затратами времени.

История возникновения тайм-менеджмента

Еще в давние времена люди пытались построить режим своей деятельности таким образом, чтобы в короткое время совершить необходимые мероприятия и при этом достичь максимального эффекта. Однако управлению временем не уделялось должного внимания, поскольку в этом не было особой необходимости.

Интересный факт: Римский философ Сенека впервые задумался о том, что рациональное использование времени способно повысить производительность труда человека. Понятие тайм-менеджмент в историческом смысле изначально относился к философскому течению, а затем уже стал отдельным направлением для изучения, имеющим не только теоретическую основу, но и практическую базу знаний.

С развитием научно-технического прогресса и ускорением темпов жизни в обществе появляется новое направление мысли — тайм-менеджмент — как наука об управлении временем. Становление этого понятия относится ко второй половине XX в. (70-80 гг.), когда этим вопросом стали всерьез заниматься как ученые мирового сообщества, так и наши соотечественники.

В XXI веке теория и практика тайм-менеджмента широко используется разными категориями  и группами людей. К ним относятся и сотрудники предприятий, и фрилансеры, и домохозяйки, и люди, занимающиеся свободным творчеством, то есть практически каждому человеку следует подробно изучить правила и методы тайм-менеджмента для повышения производительности на работе и дома.

Цель и задачи тайм-менеджмента

Главная цель тайм-менеджмента, основанная на сущности данного понятия, представляет собой управление временем и достижение максимально положительного результата. В соответствии с поставленной целью тайм-менеджмент решает следующие задачи:

  1. расстановка операций и действий в порядке приоритетности для человека;
  2. ранжирование целей по степени важности;
  3. распределение обязанностей и ответственности между членами группы или коллектива;
  4. построение графика выполнения операций как наиболее эффективного способа планирования времени (см. Что снижает эффективность работы персонала?);
  5. построение наиболее рациональной модели поведения при использовании временного ресурса;
  6. повышение производительности труда, и, как следствие, его эффективности и результативности;
  7. поиск скрытых резервов времени, которые можно использовать более эффективно.

Перечисленные задачи представляют собой укрупненные направления деятельности, а потому каждый блок может быть разделен на множество более мелких подзадач. Какими именно они будут — решать каждому человеку в индивидуальном порядке. Главное — все они должны подчиняться основной цели.

Благодаря решению данных задач каждый человек может научиться грамотно управлять своим временем, используя его максимально эффективно. Такая деятельности позволяет научиться самоконтролю и анализу, самостоятельному изучению различных методик и практик, организации личного времени  для труда и отдыха.

Принципы тайм-менеджмента

Как и любая другая область знаний, тайм-менеджмент базируется на определенных принципах, разработанных специалистами и принятых за основу использования. Необходимо выделить следующие принципы управления временем:

Эффективное управление временем возможно только в том случае, если оно будет четко разделено на определенные периоды для выполнения каких-либо действий.

При этом для удобства можно использовать различные способы планирования — записывать в блокноте или органайзере, в специальных приложениях на телефоне или компьютере.

Обратите внимание

Наглядное планирование позволяет давать зрительную оценку составленному графику, что помогает более детально проанализировать его на предмет эффективности.

Важно: Некоторые люди хотя и составляют план на день, однако не записывают его, а удерживают все пункты в голове. Этот способ планирования малоэффективен, поскольку, в конечном счете, можно упустить какие-либо моменты или перепутать пункты плана местами, что может выразиться в нерациональном использовании временного ресурса.

  1. Определение сложности выполнения задач

При составлении плана необходимо ориентироваться на то, что некоторые задачи и операции являются более сложными, требующими максимальной концентрации внимания или большого объема времени. Именно их следует выполнять в первую очередь и желательно в первой половине дня, поскольку в этот период человек имеет больше сил, он сконцентрирован и его производительность намного выше.

После выполнения сложных задач можно уже заниматься более простыми операциями, которые могут быть выполнены в полуавтоматическом привычном режиме. Если же построить график в противоположном виде, то есть сначала делать легкие дела, а затем сложные, то с большой долей вероятности человек не сможет выполнить тяжелую работу, поскольку у него просто не останется сил;

  1. Разделение сложных процессов на простые

Если при планировании появляются особо сложные пункты, требующие затратить большой объем ресурсов, грамотнее всего разделить их на более мелкие. В этом случае казалось бы неразрешимая цель будет выполнена, когда будет достигнуто выполнение совокупности простых подцелей;

  1. Поиск скрытых резервов времени

Зачастую люди не замечают того, что некоторые отрезки времени можно было бы использовать более продуктивно, а вместо этого они тратят их на бесполезные дела. Бич современного общества — социальные сети и Интернет, в котором так много информации (полезной и не очень), что порой человек не замечает, как может провести за компьютером или телефоном несколько часов подряд.

Это время вполне можно было бы использовать с большей результативностью. Необходимо определить для себя те операции, которые являются малоэффективными и ненужными, и начать сокращать потраченное на них время. Вместо них можно придумать для себя занятия, которые бы действительно давали какой-то положительный результат.

Кроме того, можно эффективно совмещать два занятия, если они не мешают друг другу. К примеру, если человек ожидает своей очереди, он одновременно может почитать познавательную научную статью по своей профессии или начать составлять план на следующий день;

Замотивированный человек осуществляет деятельность с гораздо большей производительностью. Внутренняя мотивация — это некий рычаг или катализатор, благодаря которому проявляется более высокая степень усидчивости, концентрации внимания, нацеленности на получение конечного результата (см. Тренинг по мотивации).

Мотивация может быть выражена в конкретном виде, и наиболее часто — это финансовый результат, то есть получение денежных средств за проделанную работу. Чтобы замотивировать себя, можно придумать, на какие блага будут потрачены денежные средства.

Кроме того, мотивация может быть и чисто эмоциональной, когда человек получает психологическое или физическое удовлетворение от результата своей деятельности (см. Эмоциональный интеллект).

Правила тайм-менеджмента

Эффективный тайм-менеджмент предполагает следование определенным правилам поведения, которые заключаются в следующем:

  • используйте различные средства и методики планирования своего времени;
  • сохраняйте чистоту на рабочем месте, чтобы не тратить время на поиски документов;
  • не изучайте информацию, которая не нужна при выполнении конкретной задачи;
  • не тратьте время на бесполезное просматривание социальных сетей;
  • не выполняйте несколько дел одновременно, концентрируйтесь на одном;
  • учитесь отказывать людям, если они просят выполнить не нужную вам работу (см. Как правильно делегировать);
  • определите периоды, в которые у вас наиболее высокая умственная и физическая активность — выполняйте сложную работу именно в это время;
  • находите время для отдыха и научитесь расслабляться полностью, а не урывками.

Правила тайм-менеджмента направлены на то, чтобы в общем виде определить тактику организации рабочего процесса. Их применение необходимо для того, чтобы эффективно повысить производительность человека и сформулировать линию его поведения при осуществлении рабочего процесса.

Методы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент — это руководство к действию, нацеленное на управление временем, и в нем содержатся конкретные методы осуществления данного мероприятия. Среди них наиболее часто используются такие способы:

  • Метод создания графика работы на основе биоритмов — «сова» или «жаворонок». Он предполагает, что каждый человек относится к одному из двух типов биоритмов, активность которых проявляется в разное время суток. Формировать план и график работы нужно таким образом, чтобы выполнение самых сложных и трудоемких задач приходилось на период повышенной активности организма.

Интересный факт: Леонардо да Винчи не использовал традиционную практику сна и бодрствования. Вместо этого он работал по четыре часа подряд с последующими перерывами по 15 минут на сон. В процессе сна организм набирался сил и мозговая активность усиливалась.

  • Метод первого шага основывается на том, что начинать трудное дело всегда непросто, но для этого нужно всего лишь сделать первый шаг. Дальнейшее продвижение будет более легким, поскольку человеку всегда сложно именно начинать. Чтобы первый шаг был успешным, следует создать конкретный шаблон, по которому можно будет осуществлять аналогичные операции;
  • Метод ограничения, помогающий принимать решения в случае неопределенности. Если человек не знает, какое решение ему принять в конкретной ситуации, он ставит себе определенное ограничение — к примеру, за 10 минут выбрать из двух вариантов или при непринятии решения сделать именно это действие;
  • Метод записывания в комплексном виде предполагает, что все записи необходимо делать в одном блокноте или органайзере, а не на множестве разрозненных листочков. Так всегда будет проще найти нужную информацию, и она никогда не потеряется, будучи скрепленной со всеми необходимыми сведениями;
  • Метод графического записывания предполагает, что иногда информацию проще и удобнее отобразить с помощью схемы или графика. Так она будет более понятна и легка для запоминания, и времени на фиксирование будет потрачено гораздо меньше.

Недостатки тайм-менеджмента

Планирование по тайм-менеджменту всегда дает ощутимые результаты, но вместе с тем оно имеет и ряд недостатков. К ним следует отнести такие моменты как:

  1. Возникающие форс-мажорные обстоятельства могут нарушить составленный график. Но, если задачи запланированы, их нужно все равно решать, и тогда начинается новый поиск свободного времени. Нарушение составленного графика может повлечь за собой нервозность и раздражительность, и, как следствие, ухудшение самочувствия человека;
  2. Высвобождение свободного времени предполагает использование его для выполнения новых задач, в связи с чем человек сознательно перегружает себя работой. В ситуации увеличения объема операций и повышения производительности может наблюдаться рост усталости, способной перейти в хроническую степень;
  3. Четкий график — это хорошо, но может возникнуть ощущение, что каждый день наступает «день сурка». Человеку каждый день нужно совершить много различных дел, после которого все начнется сначала.
  1. Работай меньше, успевай больше — К. Глисон
  2. Экстремальный тайм-менеджмент — Н. Мрочковский, А. Толкачев
  3. Искусство успевать — А. Лакейн
  4. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать — Г. Архангельский
  5. Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль — Дэн С. Кеннеди

Источник: https://promdevelop.ru/rabota/sistema-tajm-menedzhmenta-eyo-zadachi-printsipy-pravila-osnovnye-metody-kakie-est-nedostatki/

Система управления временем: принципы и правила эффективного тайм менеджмента

Знать то, как управлять своим временем, необходимо, если вы понимаете, что ежедневно тратите драгоценные часы и минуты на какие-то бесполезные дела. Грамотный работник умеет распределять дела и отдых равномерно, в результате чего гарантированно добивается успеха и успевает сделать все.

Когда контроль потерян

Признаки недостатка времени

Чтобы начать эффективно управлять своим рабочим графиком, необходимо вовремя распознать, что вы регулярно тратите минуты и часы на прокрастинацию. Если в вашей жизни есть хотя бы несколько этих факторов, вы наверняка страдаете от постоянного дефицита рабочих часов и срыва дедлайнов.
Признаки следующие:

  • Нет четкого графика. Если вы не знаете, чем и когда будете заниматься, то наверняка начнете тратить время впустую.
  • Вам постоянно приходится дорабатывать дома. Это не признак хорошего работника.
  • К концу дня вы регулярно страдаете от переутомления и стрессов, дня ни на что не хватает.
Читайте также:  Психические расстройства - симптомы, признаки, виды, лечение

Самые частые причины недостатка времени

Задавая вопрос о том, «что это ― тайм-менеджмент», и пытаясь применить какие-то техники, большинство людей даже не определяют первопричину нехватки. На самом деле необходимо понять, почему вы тратите свой день впустую, и устранить этот фактор.

Выделяют следующие причины:

  • Полное отсутствие плана. Если ни вы, ни ваша организация не понимает, чем должна заниматься, сотрудники бездельничают.
  • Несоответствие должности. Часто работник просто не может нормально справиться со своими обязанностями.
  • Отсутствие мотивации. Если человека давно не поощряли, он начинает работать медленно и лениво.

Исследователи управления временем

Джулия Моргенстерн

Девушка, живущая в Америке, стала основателем одной из достаточно популярных компаний ― Task Masters. В свое время она получила соответствующее образование и начала помогать организовывать свое время другим. Ее фирма помогает ведущим компаниям составить эффективный график и уничтожить прокрастинацию.

Она регулярно проводит исследование в этой области и раздает полезные советы. Среди ее клиентов такие компании, как American Express, Sony Music и Microsoft. Издала несколько книг и регулярно участвует в американских программах по центральному телевидению. Проводит лекции в крупных фирмах и университетах.

Глеб Архангельский

Эффективный тайм менеджмент ― это достаточно сложно. Необходимо равномерно распределять все задачи по дню, ни в коем случае не терять ни секунды, но при этом не переутомляться и не заставлять себя работать круглыми сутками. В этом вам поможет Глеб Архангельский.

Этот молодой человек основал первую в России школу управления собственными рабочими часами. В своей жизни он руководствуется принципом о том, что время ― это самый ценный ресурс. Он регулярно говорит, что украденные деньги можно вернуть и заработать, а вот часы, минуты и секунды ― невозможно. Этот же постулат он передает ученикам.

Брайан Трейси

Это один из ведущих мировых экспертов, работающих в отрасли психологии успеха. Пользуясь своими жизненными принципами и эффективным тайм-менеджментом, он всего за два года из бедного работника на стартовой должности смог стать вице-президентом крупной международной компании.

В его успехе есть множество составляющих ― умение работать на успех, вера в себя и харизма. Однако забывать про систему управления временем нельзя. Брайан полагает, что смог добиться такого результата, потому что грамотно распределял работу. Поэтому он учит своим принципам и других людей.

Зачем нужен тайм-менеджмент

Система управления временем ― это комплекс различных способов, теорий и фактов, позволяющих правильно распределять рабочие часы.

Интересно знать

Цель ― сделать так, чтобы сотрудники меньше бездельничали, справлялись со всеми поставленными задачами вовремя и приносили компании наибольшую прибыль.

При этом процесс контроля может быть как сознательным, так и бессознательным. Некоторые методики подразумевают конкретные тренировки, требующие немалой подготовки. Другие же воздействуют напрямую на сознание работников различными слабозаметными маркерами, например, разноцветными стикерами с написанными целями.

Виды тайм-менеджмента

Существует огромное количество видов ТМ (тайм-менеджмента), в зависимости от того, кто конкретно пользуется представленной системой. Существуют варианты эффективного управления временем для менеджеров, девушек, домохозяек, молодых матерей или даже руководителей крупной компании.

Однако их можно разделить на три основных типа:

  • Персональный. Направлен на одного конкретного человека. Помогает ему в собственной самореализации, исполнении мечты и желаний.
  • Ролевой. Помогает работнику достигнуть какой-то определенной социальной или профессиональной роли.
  • Социальный. Позволяет сопоставить свой график с рабочим временем иных сотрудников и ваших друзей.

Как определить его эффективность

Оценить принципы и правила системы тайм менеджмента не так просто. В первое время никаких видимых результатов не будет, поскольку прогресс в управлении временем может дать свои плоды только через года. Поэтому понять, что вы делаете что-то не так, сразу не выйдет.

Однако есть несколько критериев, по которым можно оценивать, насколько грамотно было потрачено время работника.

  • Вы делаете все правильно, если понятие «срыв дедлайна» стало для вас чем-то непонятным.
  • Все идет по плану, если работа дома ― это редкое исключение в авральные часы, а не постоянная практика.
  • Наконец, сотрудник живет по грамотному графику, если он успевает и работать, и разговаривать с клиентами.

Эффективные подходы

Формулирование целей по SMART-технологии

Если вы хотите грамотно распоряжаться собственным рабочим временем, научитесь формулировать собственные цели. Если заниматься непонятно чем, не понимая, для чего вообще предназначена ваша деятельность, в один прекрасный день можно обнаружить, что работа идет впустую. Поэтому каждую свою цель анализируйте по так называемой системе SMART.

У любой задачи должно быть несколько критериев:

  • Конкретность. Работник должен понимать, чего он должен достичь и к каким параметрам будет стремиться.
  • Измеримость. Нужны обязательные критерии, по которым можно легко оценить сделанный прогресс.
  • Достижимость. Ставить перед собой невыполнимые задачи ― плохая идея.
  • Значимость. Выполняемая деятельность обязана приносить пользу или компании, или работнику лично.
  • Временная. Всегда нужны дедлайны и ограничения по срокам.

Расстановка приоритетов

Никому не нужен работник, который успевает написать подробный отчет, однако не может поработать с клиентурой. Поэтому при составлении ежедневного графика на день нужно понимать, какие задачи приоритетны, а какие могут подождать.

Это важно

В первую очередь руководствуйтесь ограничениями по времени и важностью для компании.

Приведем простой пример. Положим, за день вам необходимо поработать с клиентами, разобрать документы и проверить целостность базы данных. Для начала позвоните тем, кто платит вам деньги, покупатели долго ждать не будут. После ― поработайте с данными, ведь одна ошибка может вызвать путаницу в работе всей компании. И только в конце наведите порядок в бумагах.

Вычисление хронофагов

Чтобы не тратить свое время на безделье и не использовать промежуток работы на собственные хобби, необходимо определить, что именно поедает все ваши часы. Однако вычислить хронофагов непросто. Придется быть максимально честным с собой.

Уделите на борьбу с пожирателями времени несколько дней. Начните носить с собой секундомер. Замеряйте время, которое вы тратите на любые дела, начиная пробуждением и заканчивая подготовкой ко сну. Ведите записи даже на работе. Данные можно хранить в специальном дневнике. После этого к вечеру третьих суток посмотрите на свой ежедневный график. Так легко можно понять, что ваш ТМ неэффективен.

Автоматизация рутинных процессов

Научитесь правильно автоматизировать свою работу. В двадцать первом веке, когда автоматизация постепенно вытесняет человеческий разум, делать самые простые дела вручную ― лишняя трата Необходимо эффективно использовать современные программные средства, социальные сети и интернет.

К примеру, вместо того, чтобы искать какую-нибудь инструкцию в многотомном справочнике, можно скачать профессиональную программу и начать поиск по ключевым словам. Кроме того, полезно использовать электронный учет под названием 1С. С ее помощью бумаги можно формировать при помощи одного нажатия на кнопку.

Делегирование

У всех людей, занимающих те или иные руководящие посты, есть свои помощники. Они нужны не просто, чтобы директор мог не работать и наслаждаться жизнью. Просто с позиции эффективного тайм-менеджмента логичнее распределить простые задачи между подчиненными, а самому пойти выполнять действительно сложную работу.

При делегировании собственных обязанностей будьте аккуратны. Не позволяйте себе свалить на иных сотрудников все свои задачи и цели. Для начала напишите список того, что вы делаете за весь день. Оставьте себе действительно непростые виды деятельности, с которыми можете справляться только сами.

Запас времени на форс-мажор

При составлении своего рабочего графика необходимо учитывать, что жизнь любит подставлять нам болезненные подножки. Вы можете годами работать по устоявшемуся расписанию, но в один момент все пойдет под откос. Авралы случаются редко, но из-за них вы перестаете успевать сделать что-либо.

Поэтому в каждом рабочем графике необходимо обязательно выделить хотя бы один-два часа на форс-мажорные обстоятельства. Если авралов в этот день не будет, можете потратить это время на отдых или дополнительную работу, которая уже давно висит над вашей головой. Если же что-то пойдет не так, вы будете к этому готовы.

Планирование времени на отдых

Никогда не относитесь к отдыху как к свободному и случайному времяпровождению. Ни в коем случае нельзя убирать из собственного графика часы, которые можно посвятить любимому делу. В противном случае ваш мозг просто устанет, и его продуктивность значительно снизится.

Однако отдыхать, когда захочется, тоже нельзя. Необходимо выделить определенные часы перерыва. В противном случае вы будете неосознанно злоупотреблять собственным правом на небольшой отдых. Поэтому при составлении графика с утра заранее продумайте, после каких дел вы позволите себе немного полистать картинки или почитать любимую книгу.

Наглядные инструменты и техники тайм менеджмента

«Помидор»

Так называемый «метод помидора», несмотря на смешное название, достаточно эффективен в технологии личного ТМ. Он позволяет сфокусироваться на цели, повысить свою концентрацию и уничтожить все сторонние факторы.

Алгоритм работы следующий:

  1. Определить, чем нужно заняться. Четко сформулировать задачу по уже упомянутой системе SMART, например.
  2. Поставить таймер ровно на 25 минут.
  3. В течение указанного времени, пока не зазвонит будильник, заниматься только работой. Игнорировать коллег, средства связи и развлекательные мероприятия.
  4. После этого в течение 5 следующих минут отдохнуть.

Повторить этот цикл еще 3 раза. После 4 циклов отдохнуть на протяжении получаса или более.

Приоритетное планирование

Принцип матрицы Эйзенхауэра достаточно прост. В центре листа рисуется большая таблица с заранее определенными колонками, нарисованными на картинке. После этого дела вписываются в квадрат в соответствии с их срочностью.

Рассмотрим ячейки подробнее:

  • Важные и срочные. Те, выполнение которых не терпит отлагательств. Сюда относятся вопросы здоровья и авралы.
  • Важные и не срочные. Задачи, имеющие наивысший приоритет, однако позволяющие лавировать во времени.
  • Не важные и срочные. Какие-то отвлекающие факторы, которые, чаще всего, просто съедают время.
  • Не важные и не срочные. То, чем стоит заниматься только в свободное время, когда больше делать нечего.

Метод «Альпы»

Позволяет использовать сразу все методы эффективного ТМ и быстро справиться со всеми задачами. Активно использует так называемый способ «систематизации», позволяя свести все дела в одну кучу.

Нужно сделать следующее:

  1. Вечером изложить все планы на завтрашний день, включив туда даже повседневные бытовые дела.
  2. Примерно оценить, сколько времени займет та или иная цель, указав это в списке.
  3. Выбрать около 60% задач, оценивая их по срокам. Остальные перенести на следующий день.
  4. Расставить приоритеты дел и отсортировать их по срочности. При необходимости перепоручить свои обязанности другому.
  5. В конце следующего дня посмотрите, что вы сделали. Определите, почему какие-то задачи не были выполнены.

Диаграмма Ганта

Эта методика подойдет, если вам необходимо организовать большой проект. В любых крупномасштабных делах участвует огромное количество людей, и далеко не все проходит по плану. Диаграмма Ганта помогает аккуратно распределить обязанности по времени, понять, насколько они срочные, и легко переносить сроки.

Она представляет собой небольшую таблицу, в центре которой находится диаграмма. Сверху ― временные периоды, сбоку ― задачи. Напротив каждой заштриховывается определенный срок, от планируемого начала и до конца дела. Иногда изображаются связи между целями.

Техника «Хронометража»

Чтобы грамотно расписывать свой день по часам, необходимо воспользоваться соответствующей техникой. Для начала заведите свой личный дневник и впишите в него свой распорядок дня под колонками «цель», «начало по времени», «конец по времени», «длительность», «примечание».

После этого поставьте себе цель: избавиться от какого-либо хронофага, например, игры в компьютерные игры. Постройте график, показывающий, сколько часов или минут в день вы тратите на бесполезные развлечения. Рядом, для наглядности, отслеживайте динамику полезного дела.

Первый график должен постепенно стремиться вниз, а второй ― вверх.

Матрица управления временем С. Кови

Она состоит из четырех квадратов. В первый записываются важные и срочные дела, во второй ― важные и не срочные, потом ― не важные и срочные, и, наконец, не срочные и не важные.

Меняется только принцип распределения задач. Главное преимущество именно этого метода ― ориентация не на работу, а на личность. Матрица нового поколения позволяет уделять больше внимания родным и близким.

Расстановка приоритетов по методу Бенджамина Франклина

Пример пирамиды планирования Франклина можно увидеть на картинке. В основание обязательно заложить свои мечты и желания, после ― расписать главную цель своей жизни.

На основании полученной информации составить основные принципы действий, план на несколько лет, после ― на ближайший период. И только на основании всех этих данных необходимо составлять рабочий график на сегодня.

Метод Парето 80/20

Экономист и социолог Вильфредо Парето сформулировал один достаточно простой принцип, говорящий о том, что 20% усилий дают 80% результата, а оставшиеся 80% ― только 20%.

На его основе и был создан принцип ТМ.
Для него нужно составить список задач на сегодняшний день. После этого найти в нем те самые заветные 20% действий и сделать их в первую очередь.

Оставшиеся дела оставить на потом.

Сервисы и программы в помощь

Источник: https://profylady.ru/articles/psikhologiya/sistema-upravleniya-vremenem-princzipy-i-pravila-effektivnogo-tajm-menedzhmenta.html

Тайм-менеджмент — мифы и основные принципы управления временем

Дословно переводится термин с  английского языка «управление временем». Конечно, никто не может научиться, в прямом смысле управлять временем, но у каждого из нас есть уникальная возможность попытаться использовать науку, под названием тайм-менеджмент с максимальной для себя эффективностью и продуктивностью.

Термин этот ничто иное, как весьма оперативное планирование, позволяющее эффективно распределять своё время. В разных словарях по-разному характеризуют данное понятие, но смысл один – это особый научный подход, благодаря которому есть возможность повысить уровень эффективности от организации своего времени.

Опытные тайм-менеджеры всегда говорят о том, что можно работать меньше, но получать в несколько раз больше.

Важно

Современный мир погряз в интернете и в частности в социальных сетях, поэтому люди относятся к течению времени с особым презрением и в какой-то степени даже с нерациональностью, не успевают жить полной жизнью. Проще всего тратить его как придётся, лишь бы день до вечера.

Читайте также:  Холерик - характеристика женщины, мужчины, ребенка

Вы просто обязаны освоить важные знания, которые позволят со всей продуктивностью распоряжаться своим временем, не тратить его на всякую ерунду, то есть на какие-то бесполезные занятия. Необходимо стремиться выполнять любую работу с минимальными затратами и обращать внимание на то, как вокруг вас изменится мир постепенно, шаг за шагом, вы будете открывать для себя его преимущества.

Всегда отдавайте преимущества только тем занятиям, которые приносят вам колоссальное удовольствие и вдохновляют двигаться дальше уверенно к своей цели. Вопрос управления временем является актуальной темой на сегодняшний день для каждого человека. Благодаря эффективному развитию этого полезного навыка вам удастся в несколько раз повысить личную производительность.

Тайм-менеджмент словно волшебная палочка, обязательно расставит всё по своим местам, позволит успевать делать все дела и не отвлекаться на второстепенные факторы.

История тайм-менеджмента

Научный подход к процессу организации времени нельзя назвать новым, ведь история его возникновения уходит в далёкое прошлое.

Сенека – великий философ и мыслитель, который жил более 2000 лет назад в Древнем Риме предложил ввести политику разделения времени: на то, которое было потрачено с какой-то пользой и совершенно бесполезное.

Сенека решил ежедневно фиксировать в письменном виде, на что конкретно он тратил большую часть своего времени и мыслитель выделил особый термин – заполненности. То есть, это особый период времени, который он потратил с пользой для себя.

Его записи легли в основу понятия «личная эффективность», оно актуально по сей день. Писатель и учёный Альберти, уроженец Италии и представитель 15 века говорил о том, что те люди, которые научились управлять своим временем с пользой всегда и во всём будут успешными.

Он выделил два правила, которыми стоит руководствоваться:

  1. Ежедневно с самого раннего утра составлять список дел.
  2. Дела расставлять в списке по уменьшению их важности.

Эти принципы так бы и остались теорией, если бы в конце 80-х годов прошлого века тема не стала постепенно переходить от теории к заветной практике. Необходимо научиться управлять временем каждому человеку, начальникам и подчиненным. Люди должны правильно рассчитывать собственными активами, благодаря которым можно смело наслаждаться жизнью во всех её проявлениях.

Однако тут есть одно «но», ведь, по сути, тайм-менеджмент нужен далеко не всем, не правда ли? Многие люди просто стремятся «убить время» и тогда можно смело назвать тайм-менеджмент неактуальной дисциплиной, но лишь для этого человека.

Очень важно разобраться в себе и определиться, на самом ли деле вам не хватает времени и куда бы вам очень хотелось деть свободные минутки, дни и недели, когда они появятся.

Основные части тайм-менеджмента:

  • строгий контроль времени;
  • процесс оптимизации временных ресурсов;
  • планирование;
  • мотивация.

Очень важно научиться управлять временем правильно, и это необходимо не только для рабочего процесса, но и для жизни в целом.

Люди, которые сумели постигнуть это великое искусство, успешны не только в личной, но и в профессиональной жизни.

Благодаря эффективному тайм-менеджменту есть возможность осмыслить каждый свой поступок, рассматривая его с точки зрения целесообразности и в дальнейшем как часть самосовершенствования.

Можно ли управлять временем: основные мифы

Можно смело говорить о том, что существует несколько основных стереотипов, которые касаются управления времени.

Кто-то говорит с уверенностью о том, что тайм-менеджмент необходим человеку только для организации рабочего процесса и на территории стран СНГ можно назвать, данную методику совершенно неэффективной из-за особенностей менталитета.

Человек чувствует, что его постепенно начинают зажимать в тиски, угнетать и это лишает его воли и свободы.

Миф №1. Никому не удастся управлять временем

С одной стороны данное утверждение является вполне обоснованным и рациональным, но в то де время ошибочным с точки зрения своего содержания.

Действительно невозможно управлять временем, но можно в значительной степени замедлить его ход, или даже на несколько мгновений остановить.

Начать необходимо с себя, и если вы научитесь управлять собой, руководствоваться правильными решениями и действиями, тогда смело можно расставить все приоритеты. Об этом нам рассказывает тайм-менеджмент, об управлении собственной жизнью.

Совет

Очень важно подходить разумно и прагматично к действиям и стараться управлять собственным временем, и вы обратите внимание на то, как много остаётся свободных минут или даже часов, которые можно смело потратить на нечто другое. Такой подход к делу позволяет действовать максимально осознанно и обдуманно.

Каждый успешный человек привык строить планы и руководствоваться действиями, которые приводят к максимальной продуктивности.

И вроде работают они столько же, сколько обычный человек в офисе, но получается у них как-то больше всего сделать и весьма продуктивно со стороны это выглядит.

Секрет кроется в том, что они успевают сделать гораздо больше дел и это сказывается на их жизненных достижениях.

Миф №2. Работы станет ещё больше и выполнять её нужно будет с большей интенсивностью

Человек, который много работает и пренебрегает при этом своим отдыхом, гораздо быстрее устаёт и это прямой путь к возникновению депрессии. Вы должны стремиться снизить объём выполняемой работы и при этом зарабатывать гораздо больше год от года.

Как же это можно сделать? Необходимо руководствоваться планом, и стараться отделять важное от второстепенного – вот и весь секрет успеха. Производительность не должна расти за счёт вашей скорости выполнениях тех или иных работ.

Необходимо повышать личную результативность и постараться при этом исключить все ненужные задачи, посредством устранения «хронофагов» либо же «пожирателей времени».

Хронофагами называют многочисленные дела, которые являются совершенно бессмысленными.

Их каждый человек выполняет в течение дня и даже не задумывается о том, являются ли они на самом деле целесообразными или же нет? Зачем по несколько раз проверять почту, листать ленту в социальных сетях часами и вести задушевные разговоры с коллегами, ведь всё это действительно лишено какой-либо смысловой нагрузки.

Люди склонны просто откладывать на потом какое-то дело и не возвращаться к нему, пока не нужно будет в срочном порядке уже решать вопрос. В психологии это называется «прокрастинацией». Но стоит только отбросить мелкие дела и признать для себя важность и значение всех многочисленных текущих задач – у вас попросту не будет времени на выполнение хронофагов.

Миф №3. Выполнять любые действия нужно будет строго по расписанию, и это лишит свободы выбора и действий человека

Признайтесь честно себе, наверняка и вы очень боитесь в один прекрасный день превратиться в робота, который выполняет всю работу автоматически. Но ведь даже у таких механизированных устройств есть собственные устойчивые шаблоны поведения, а также сформированные привычки.

Если вы научитесь управлять собственным временем, вам удастся создавать свободу, но уж никак не ограничивать ей, запомните это.

Тайм-менеджемент необходим каждому, кто стремиться научиться рационально распределять собственные жизненные ресурсы, и сделать это максимально эффектно и с пользой для себя.

Обратите внимание

Ежедневно в плане на день у вас должно быть больше четырёх важных дел, профессиональные  и личные в том числе. Всё, что вы считаете нужным, и важным обязательно стоит занести в свой список дел и руководствоваться им на протяжении всего дня.

Даже если вы домохозяйка и привыкли проводить день в рутине, вам обязательно стоит воспользоваться советом и составить план. Планирование позволит вам максимально эффективно достигать важных целей и освобождать время для отдыха, похода с друзьями в кино, общения с родными и т.д.

Только благодаря тайм-контролю вам удастся достичь результата гораздо быстрее и с минимальными затратами. Не думайте, что жизнь по расписанию будет угнетать вас или заковывать ежедневно в какие-то рамки.

Благодаря организации труда вы сможете много добиться в жизни, творческий подход ещё никто не отменял, поэтому можете им смело руководствоваться.

О планировании времени: принципы тайм-менеджмента

Пора уже перейти от слов к делу и на практике посмотреть, как же можно научиться управлять временем и с чего именно стоит начать планирование и контроль за временем и действиями. Будьте готовы к тому, что у вас точно возникнут трудности на пути достижения заветной цели, но только благодаря настойчивости вам удастся добиться поставленной цели.

Принцип №1. Нужно планировать каждое своё действие

Очень важно завести полезную привычку, под названием планирование и на ближайший день расписывать свои планы, можно даже на неделю вперёд. Этот подход имеет практическое значение в любой работе и совершенно не важно, вы в офисе сидите или же работаете у станка.

Благодаря чёткому плану можно сэкономить время, повысить свою продуктивность. Даже если каждое ваше действие сковано какой-то инструкцией от начальства, всегда можно выполнить работу оперативно и потратить гораздо меньше времени, чем обычно.

Всегда записывайте свои цели, не важно в электронном виде или в письменном – главное записать.

Занимайтесь планированием своего дня, составление списка заданий и важных целей позволит вам уверенно двигаться вперёд с особой продуктивностью, не отклоняясь при этом от курса. Очень важно дробить большие задачи на несколько частей.

Можно смело делить объёмные дела, выделяя несколько подзадач, и не рекомендуется хвататься за какой-то масштабный проект, заранее не взвесив все «за» и «против».

Должно оставаться немного времени на так называемый форс-мажор, который у вас может возникнуть в течение дня, это непредвиденные обстоятельства к которым должен быть готов каждый.

Принцип №2. Постановка целей и задач

Всё начинается с планирования, ведь без него вы точно не сможете добиться поставленной цели. Постарайтесь прямо сейчас сформулировать основную цель, которую обязательно стоит разбить на несколько активных задач. Этот навык называется «декомпозиция целей», и есть возможность у каждого человека постепенно на практике перейти от общих целей к частным. Цель должна быть:

  • конкретной;
  • измеримой вами;
  • достижимой за какой-то промежуток времени;
  • актуальной, стоит разобраться в том, действительно ли она вам поможет в достижении собственных целей.

Благодаря чётко сформулированной цели, у вас есть возможность последовательно прийти к её выполнению и благодаря этому вы в значительной степени сократите время на выполнение этой работы. Залогом успеха является чётко сформулированная цель.

Принцип №3. Фиксирование плана действий

Обязательно стоит после каждого выполненного задания фиксировать план своих действий, ведь это очень важно.

Можно выделить несколько рабочих инструментов, которые позволят из сухой теории, посмотреть на практике как это будет выглядеть и только благодаря наглядным примерам это возможно.

Важно

Один из методов «Диаграмма Ганта», который заключается в том, что следует разбить задачу на несколько основных этапов, и выполнить каждый из них последовательно.

Не забывайте указывать временные рамки, которые отводятся для того или иного проекта и очерёдность выполнения каждой из задач. Можете смело группировать несколько однотипных задач, а более объёмные ещё на несколько последовательных задач разбивать. Наглядный план позволит в значительной степени сэкономить своё время и быстро если нужно включиться в рабочий процесс.

Принцип №4. Правильно расставленные приоритеты

Многое зависит от того, в какой момент вам удалось определить главную цель и если вы сделали это на начальных этапах – успех не заставит себя долго ждать. Основная задача – стараться уверенно двигаться вперёд и выполнять каждую задачу последовательно, не откладывая на потом.

Можно использовать принцип «АБВ», то есть стараться «А» — самое важное делать в течение дня, «Б»- менее важное задание выполнять после важного и «В» — это второстепенные задачи. Первое в списке всегда самое главное, то что пришло вам сразу на ум.

Обычно это сложные задачи, но не стоит сдаваться и опускать руки, лениться, испытывать страх и т.д. После выполнения сложной задачи вам станет гораздо легче продвигаться вниз по списку, и вы сумеете самостоятельно оценить эффективность деятельности на данном жизненном этапе.

Начните с утра с самого сложного и неприятного, это называется «съесть лягушку на завтрак».

Принцип №5. Всегда нужно начинать с главного

Чтобы добиться успеха, очень важно научиться фокусироваться на поставленных в первую очередь целях.

 Тайм-менеджмент учит не отвлекаться на какие-либо посторонние и второстепенные факторы, просто уверенно двигаться вперёд и стараться правильно распределять задачи, которые в приоритете и это позволит вам быть максимально продуктивными в выполнении того или иного задания. Время- это процесс, который невозможно восполнить, это самый ценный ресурс на планете.

Вы можете потратить деньги и потом их заработать, но время вернуть уже не удастся. Второстепенные дела не должны рушить статистику вашей продуктивности, постарайтесь научиться управлять временем, можно смело экспериментировать с разными техниками:

  • делегирование – способ, позволяющий поручать выполнение своих дел другим людям;
  • умение вовремя сказать «нет», вы избавите себя от новых поручений и обязанностей, которые могли бы внезапно свалиться на голову.

Принцип №6. Анализ собственного опыта и создание новых принципов тайм-менеджмента

Важно время от времени оглядываться назад, чтобы сделать правильные выводы и понять, в каком направлении стоит дальше двигаться.

Может, вовсе и не стоит менять то самое заветное направление и вас всё устраивает, либо же можно умело подкорректировать процесс и постараться принять меры по исправлению тех аспектов, которые не нравятся.

Постарайтесь провести анализ ситуаций, в которых пострадали ваши личностные ресурсы.

Совет

На проблему стоит смотреть с разных сторон,  чтобы разобраться в ситуации. Если вам кажется, что постепенно вы утратили контроль над какой-то задачей, либо же слишком глубоко в неё углубились, всё равно не нужно останавливаться на достигнутом, важно провести процесс оптимизации своих действий.

Смело создавайте собственные правила и старайтесь ими руководствоваться. Лишь тот, кто старается вовремя всё исправить и усовершенствовать обязательно достигнет заветного успеха, и невыполнимая миссия уже не покажется вам такой сложной.

Тайм-менеджмент помогает лишь тем, кто готов следовать его правилам ежеминутно, пополняя багаж новыми знаниями, которые можно смело черпать из книг.

Источник: https://psihter.ru/samorazvitie/chto-takoe-taym-menedzhment-i-ego-osnovnyie-printsipyi/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector